Có những dự án để lại một thứ còn giá trị hơn cả sản phẩm: Một cách làm tốt hơn so với ngày đầu tiên.

Một quyển sách hơn 500 trang luôn cần một quy trình

Khi nhìn một quyển sách hoàn chỉnh, người ta thường chỉ thấy kết quả: Một bìa sách ấn tượng, hơn 540 trang giấy đẹp hay những hình ảnh minh hoạ hút mắt.

Nhưng quản lý dự án hay thiết kế không phải chỉ áp dụng một quy trình làm việc có sẵn duy nhất.

Mỗi đội ngũ đều có những điểm mạnh, công cụ và cách làm việc riêng. Thay vì yêu cầu mọi người thay đổi để phù hợp với quy trình, tớ thích quan sát cách họ đang vận hành rồi điều chỉnh quy trình để phát huy những gì đội ngũ đã làm tốt. Vì vậy ở dự án 70 năm Hành trình Ngoại khoa của Bệnh viện Bình Dân có một giá trị cao hơn cả quyển sách. Đó là cách cả đội liên tục thay đổi cách làm việc để đưa quyển sách ấy về đích.

Suốt dự án, một câu hỏi xuất hiện lặp đi lặp lại: Có cách nào tốt hơn không? Mỗi lần câu hỏi ấy xuất hiện, quy trình làm việc lại thay đổi thêm một chút. Bởi dự án không chỉ bao gồm đội thiết kế mà có:

• Ba bạn nội dung
• Năm designer – 4 bạn giỏi InDesign, 1 bạn giỏi Canva nhưng chưa từng làm InDesign
• Một họa sĩ
• Một quản lý dự án

Phía sau nữa là hàng chục khoa phòng gửi bài, các bác sĩ viết hồi ký, đội lưu trữ hình ảnh lục lại những tư liệu đã nằm yên hàng chục năm.

Quy trình làm việc có đủ linh hoạt để dự án vận hành trơn tru ?

Ngay từ đầu, nhóm đã có quy trình làm việc khá rõ.

Đội nội dung hoàn thành bài viết rồi phân chia cho từng designer.

Tớ xây guideline gồm grid, font style, màu sắc, header, footer, pull quote… để mọi người có thể thiết kế riêng trên InDesign theo từng bài mà quyển sách vẫn thống nhất. Để cuối cùng tớ sẽ ghép các bài này, thêm trang nghỉ, trang chuyển Phần, chuyển chương và các trang chung như Mục lục, Lời cảm ơn, Thông tin bản quyền & Biên tập,… thành một quyển sách hoàn chỉnh.

Thu thập nội dung giới thiệu khoa/phòng ban

Ở phần giới thiệu các khoa, một vấn đề mới xuất hiện.

Các khoa chất lượng hình ảnh không đồng đều. Dù đã có sẵn guideline nội dung cần viết gửi về khoa. Nhưng File team nhận về lại dài ngắn khác nhau. Có khoa chỉ có 1 trang, có khoa là 20 trang.

Anh PM lắc đầu:

• Không được rồi. Chỉ guideline liệt kê các mục cần viết là không đủ. Phải quy định luôn số kí tự tối thiểu và tối đa của từng mục. Và chuẩn bị chụp ảnh mới cho khoa.

Nhưng không phải khoa nào cũng có nội dung dài. Vì vậy đội nội dung lần nữa ngồi lại đánh giá lại lịch sử, nội dung của khoa gửi về. Cuối cùng rút ra 3 nhóm: Khoa/phòng mới: 1 trang. Khoa phòng nói chung: 2 trang. Khoa phòng lâu đời có nội dung phong phú: 4 trang.

Tớ quay lại làm bộ template mới cho từng nhóm. Chặt chẽ hơn với vị trí và bố cục của từng thành phần trên trang: Từ hình ảnh, khoảng cách, tiêu đề, màu sắc, minh hoạ, … đến cả không gian dành sẵn cho tiêu đề và nội dung. Mọi thứ đều được định nghĩa sẵn.

Quy trình thiết kế cho khoa/phòng ban

Đứng trước nhu cầu của số đông

Ngoài ảnh tập thể được chụp mới. Các ảnh hoạt động khoa được khoa tổng hợp và gửi team, vì vậy chất lượng không đồng đều. Nhiều ảnh đã được chia sẻ qua nhiều lần nên không còn giữ nguyên độ phân giải. Chỉ khi nhìn ảnh và nội dung của chính khoa mình được in trên giấy, các bác sĩ mới dễ dàng nhận ra ảnh nào chưa đủ sắc nét hoặc còn những tư liệu hay hơn muốn thay thế. Ngay sau đó các bác sĩ đã đi tìm thêm ảnh rồi chủ động trao đổi với team để cập nhật. Đây là điều rất bình thường. Vì mục đích của in mẫu chính là để mọi người có cơ hội nhìn lại và chỉnh sửa.

Việc thay đổi này không khó nhưng khá lắt nhắt gây tốn thời gian. Và cần phải ngồi tại văn phòng để các khoa đến thì có thể chỉnh được ngay.

Lúc này câu hỏi đặt ra: Làm sao để việc chỉnh sửa thiết kế cho phòng ban hiệu quả nhất ? Tại bệnh viện có nhân sự có thể túc trực, nhưng bạn sử dụng Canva.

Có cách nào tốt hơn không ?

InDesign có Master Page nên chỉ cần sửa một lần là toàn bộ trang dùng chung cấu trúc sẽ cập nhật theo. Canva thì không có cơ chế này. Nếu mỗi trang được căn chỉnh thủ công, chỉ cần lệch vài pixel, khi ghép hơn 200 trang lại với nhau sẽ nhìn thấy ngay phần nền bị xô lệch ở mép sách.

Tớ muốn khi quyển sách khép lại, hơn 200 trang giới thiệu khoa sẽ tạo thành một dải màu xanh thẳng tắp ở phần mép sách. Một chi tiết rất nhỏ, nhưng đủ để người cầm sách cảm nhận được sự chỉn chu.

Tớ đã tự hỏi: Có cách nào tốt hơn không ? Một cách có thể giải quyết tất cả các painpoint này!

Giải pháp tối ưu nguồn lực

Tớ quyết định loại bỏ những nội dung sẽ thay đổi, giữ lại phần nền và các minh hoạ cố định và các khung ảnh trống. Xuất phần này thành ảnh để import thẳng vào Canva làm nền. Tạo sẵn trên Canva 3 template có thể thay đổi nội dung và ảnh. Như vậy bạn thiết kế tại văn phòng có thể chỉnh sửa chữ và kéo các ảnh có thay đổi vào để thay thế.

Với template này, năng lực của từng thành viên được tận dụng tối ưu. Team thiết kế bài viết được giải phóng khỏi công việc lặp lại, tập trung thời gian cho việc sáng tạo. Bạn thiết kế cho khoa tập trung cho phần việc bạn giỏi, thay đổi nội dung và ảnh trên Canva. Sau đấy chỉ export File Canva này thành .pdf để ráp lại vào File cuối cùng.

Một file Excel nhỏ đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian

Số trang của quyển kỷ yếu đã cố định. Nhưng số thứ tự trang của từng bài thì không chắc. Vì có thể đến cuối vẫn có thêm nội dung từ Ban Giám Đốc cân nhắc, hoặc di chuyển bài sau lên trước, trước ra sau.

Vì vậy để quản lý số trang hiệu quả, bạn quản lý nội dung đã liệt kê bài viết, số trang của bài và số trang bắt đầu và kết thúc của mỗi bài trên Excel.

Một buổi tối, khi có quyết định dời bài viết sang phần khác. Tớ thấy bạn content đang gõ tay lại tất cả số trang bắt đầu của mỗi bài viết. Vừa khá tốn thời gian, vừa dễ nhầm.

Tớ ngồi nhìn một lúc và tự hỏi: Có cách nào tốt hơn không ?

Excel vốn dĩ rất mạnh để tính toán. Tớ nhập công thức để quản lý toàn bộ quyển sách.

Mỗi bài chỉ cần nhập số trang. Những bài phía sau tự cập nhật số trang bắt đầu và kết thúc mới. Tổng số trang cũng cập nhật theo. Nhờ file Excel ấy, việc cập nhật chỉ còn mất vài giây và không còn sợ nhầm lẫn.

Đó không phải là một công cụ lớn. Nhưng là một pain point được giải quyết đúng lúc.

Một người làm thiết kế có thể góp phần nhiều hơn cho team ngoài việc hoàn thành trách nhiệm của mình. Một chút để ý xem đồng đội đang vướng ở đâu, giúp họ gỡ được một nút thắt nhỏ, cả dự án cũng có thể tiến lên nhanh hơn. Team vì thế ngày càng tin tưởng và sẵn sàng hỗ trợ nhau nhiều hơn.

Quy trình kiểm lỗi chính tả

Những ngày cuối luôn là khoảng thời gian căng nhất. Quyển sách đã ráp xong và được in thử thành nhiều bản.

Mỗi người cầm một xấp giấy để dò chính tả lần cuối. Sau đó lần lượt ngồi cạnh tớ để sửa.

Có những lỗi ba người cùng phát hiện. Có những lỗi phải lật đi lật lại rất nhiều bản giấy mới biết đã sửa chưa. Sau một thời gian, tớ thấy cứ làm vậy sẽ uổng phí rất nhiều thời gian cho công đoạn này.

Câu hỏi lại được đặt ra: Có cách nào tốt hơn không ?

Hôm sau, tớ đề nghị đổi cách. Bản pdf của kỷ yếu sẽ được tải lên Drive. Mọi người review trực tiếp trên file hoặc bản giấy tuỳ theo thói quen từng người. Nhưng khi phát hiện chỗ cần sửa, sẽ lên bản pdf nhấn vào đúng vị trí và để lại ghi chú.

Tớ chỉ cần mở một file duy nhất là biết phải sửa gì từ tất cả mọi người.

Không còn cảnh ngồi lần lượt với từng người. Không còn những lỗi bị báo trùng nhiều lần.

Sau vòng sửa này, không còn phát sinh thêm vòng chỉnh lỗi tiếp theo nữa.

Cũng vì việc phải dò lỗi vào cuối dự án. Một câu hỏi khác lại xuất hiện: Nếu ngay từ đầu, toàn bộ bài viết được AI rà lỗi chính tả trước khi đưa sang thiết kế thì sao?

Ý tưởng ấy đến hơi muộn. Nhưng đủ sớm để trở thành bước đầu tiên của dự án tiếp theo.

Thay đổi để tốt hơn

Ở dự án này. Khi có cách tốt hơn xuất hiện. Mọi người đều trở nên hào hứng bởi một bí kíp mới đã được tiếp thu. Mỗi người đều học hỏi lẫn nhau, và tiếp nhận thay đổi để quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn.

• Template đổi: Nội dung nhận về chất lượng hơn
• Quy trình dò lỗi đổi: Final File đến sớm hơn
• Cách quản lý số trang đổi: Sẵn sàng cho việc thay đổi đến phút cuối
• Ngay cả cách phối hợp giữa freelancer và nhân sự của bệnh viện cũng đổi: Tối ưu nguồn lực sẵn có

Dự án càng đi xa, cả đội càng hiểu sản phẩm mình đang làm. Và khi hiểu hơn. Mọi người sẵn sàng cải tiến.

Ngày quyển sách hoàn thành.

Anh quản lý dự án đã gật gù:

• Nếu làm lại một dự án tương tự, thì chúng ta đã có một quy trình làm việc chuẩn chỉnh đấy!
• Chắc không anh? Với tính cách luôn cải tiến đến hơi thở cuối cùng như em với anh. Thì em chỉ dám chắc là chúng ta sẽ có khởi đầu tốt hơn rất nhiều thôi.

Mặc dù nói vậy. Nhưng tớ cũng phải công nhận rằng. Dự án này đã tạo ra một phiên bản tốt hơn của chúng tớ. Để khi nhìn lại, tớ biết cách làm việc của ngày hôm nay… đã tốt hơn ngày mình bắt đầu rất nhiều.