Cách một cơ hội chuyển đổi số được hình thành từ những nhu cầu đã âm thầm tồn tại trong doanh nghiệp suốt nhiều năm
Khi AssetProof bắt đầu, mục tiêu rất đơn giản: thay thế checklist giấy bằng ứng dụng số cho đội Checker. Nhưng chỉ sau một buổi khảo sát, phạm vi của cả dự án đã thay đổi.
Một stakeholder không nằm trong kế hoạch ban đầu
Trong buổi khảo sát đầu tiên. Tớ cùng các cấp quản lý ngồi lại để lắng nghe những khó khăn mà từng bộ phận đang gặp phải. Tớ nghĩ phần lớn câu chuyện sẽ xoay quanh đội Checker.
Nhưng điều tớ không ngờ là quản lý đội bảo trì cũng mang theo một danh sách rất dài những khó khăn mà đội của anh đã chấp nhận suốt nhiều năm.
Không phải vì họ không biết vấn đề. Mà vì trước đó chưa có cơ hội để giải quyết nó.
Mỗi khi Checker phát hiện lỗi, thông tin được chuyển sang đội bảo trì bằng những cách khá thủ công. Nhân viên kỹ thuật phải tìm checklist có báo lỗi. Sau đó tìm thông tin lỗi trên bản checklist giấy dài dằng dặc. Hoặc khi đã ra đến hiện trường nhưng vì checklist không đủ rõ nên họ phải quay ngược về tìm linh kiện thay thế…
Mỗi lần như vậy không chỉ làm giảm hiệu suất của đội bảo trì. Mà còn khiến thời gian dừng máy kéo dài hơn. Ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất.
Anh đã giúp tớ và những người trong cuộc họp ấy nhận ra một điều.
Nếu chỉ số hóa checklist cho Checker, doanh nghiệp chỉ đang cải thiện cách thông tin được tạo ra. Trong khi giá trị thực sự của thông tin lại nằm ở cách nó được tiếp tục sử dụng bởi những người phía sau.
Cả căn phòng lúc đó đều hiểu rằng nếu chỉ dừng ở Checker, chúng tớ mới chỉ giải quyết được một nửa vấn đề.
Có nên mở rộng phạm vi của dự án
Những gì người quản lý đội Bảo trì nói rất hợp lý. Nhưng mở rộng phạm vi của một sản phẩm chưa bao giờ là chuyện đơn giản.
Thêm một nhóm người dùng đồng nghĩa với thêm thời gian phát triển. Thêm chi phí. Và trong trường hợp này, doanh nghiệp cũng cần đầu tư thêm tablet cho đội bảo trì.
Đó không còn là một quyết định thiết kế. Đó là một quyết định đầu tư.
Điều tớ ấn tượng là quản lý đội bảo trì không dừng lại ở việc chia sẻ pain point của đội mình. Anh ấy thực sự tin rằng việc số hóa quy trình này sẽ mang lại giá trị lâu dài và đã nhiều lần trao đổi với ban lãnh đạo để mở rộng phạm vi của dự án.
Cuối cùng, sau nhiều lần trao đổi với ban lãnh đạo và khi tớ đề xuất được hướng giải quyết khả thi cho những pain point đó. Dự án được mở rộng thêm một giai đoạn để xây dựng trải nghiệm dành cho đội bảo trì.
Điều tớ học được
Nhìn lại, tớ thấy đây là một trong những điều đáng nhớ nhất của AssetProof.
Không phải vì sản phẩm có thêm một ứng dụng. Mà vì tớ được chứng kiến cách một sản phẩm Enterprise được hình thành.
Không phải từ một ý tưởng hay. Cũng không phải từ một bản thiết kế đẹp. Mà từ rất nhiều người cùng nhìn thấy một vấn đề và cùng tin rằng nó đáng để đầu tư giải quyết.
Đó cũng là lúc AssetProof không còn là một ứng dụng dành cho Checker. Nó trở thành một hệ thống kết nối giữa người kiểm tra hiện trường, đội bảo trì và người quản lý trong cùng một quy trình vận hành.
Điều thú vị là đội bảo trì chưa bao giờ nằm trong phạm vi dự án ban đầu. Nhưng họ lại là những người nhìn thấy rõ nhất giá trị của việc chuyển đổi số.
Đến bây giờ, tớ vẫn nghĩ đây là điều tớ học được nhiều nhất từ dự án.
Điều đáng giá nhất của AssetProof không phải là ứng dụng mới được tạo ra. Mà là việc một buổi khảo sát đã giúp cả doanh nghiệp nhìn thấy những giá trị vốn đã tồn tại từ rất lâu nhưng chưa từng có cơ hội được đầu tư.